Shopify発注書の作り方。入荷予定と仕入数量を在庫へつなぐ

現在の料金と条件

判断に使う数字と条件。

横並びで比較

注文書と在庫転送で、記録する事実を分ける。

発注内容の控えと倉庫の入荷記録を同じものとして扱うと、不足や二重計上を見逃します。

確認事項 01

注文書には、仕入先との合意を残す。

商品管理 > 注文書から既存の商品・バリエーションを選び、仕入条件を入力します。下書きを確認して仕入先と合意した後に注文済みへ進めます。

1. 01
   SKUを照合

   自社SKUと仕入先SKUを対照できる控えを作ります。似た色・サイズを名前だけで判断しないのが運用上の確認点です。

2. 02
   PDFと連絡を分ける

   注文書のPDF出力は仕入先への自動メール送信とは別です。送付方法・合意日・相手の回答を別に記録します。

3. 03
   確定前に確認

   注文済みを下書きへ戻す前提で進めず、数量・原価・通貨・条件を確定前に確認します。

確認事項 02

入荷は、リンクされた在庫転送で実数を処理する。

注文済みの注文書から在庫転送を作り、配送先を確認します。受領は注文書ではなく在庫転送側で行い、受け入れた数量が配送先の利用可能在庫へ反映されたことを照合します。

1. 04
   予定数で受領しない

   運用例として、100個注文して60個だけ届いたなら60個の実物を確認し、残り40個は未着として管理します。一括で100個受領しません。

2. 05
   不良と未着を分ける

   届いたが受け入れない数量と、まだ届いていない数量を差異表の別欄にします。写真や仕入先への確認記録も残す運用を検討します。

3. 06
   実棚と突き合わせる

   処理後は対象SKU・配送先の数量と現物を確認します。途中で再処理する前に、受領履歴が残っていないか確認します。

確認事項 03

数量変更は、注文書と転送の両方を読み戻す。

注文書とリンクされた在庫転送の変更は相互に自動更新されません。片方を直しただけで数量が一致したと判断しないことが重要です。

1. 07
   担当を分ける

   発注担当は合意条件、入荷担当は実物を確認します。同じ人が担当する場合も、確認欄を二つに分ける運用を提案します。

2. 08
   差異を一枚に残す

   注文書番号・転送番号・SKU・注文数・受領数・未着数・次の対応・担当・期限を記録します。これはShopifyの必須仕様ではなく運用チェックリストです。

3. 09
   費用は別途照合

   発注条件と実際の請求・送料などを突き合わせ、会計処理は自社の基準に従います。注文書の保存だけで会計処理完了とはしません。