Shopify下書き注文の使い方。見積・電話受注・決済依頼を整理する

現在の料金と条件

判断に使う数字と条件。

横並びで比較

見積から受注まで、完了の証拠を分ける。

以下は本記事の運用提案です。送信履歴と資金の移動を一つの完了欄にまとめません。

確認事項 01

見積の条件と、在庫の確保を分ける。

注文管理の下書きで商品と顧客を追加し、数量・送料・割引・税を照合します。保存しただけで商品の取り置きまで済んだとは判断しません。

1. 01
   複製時の差分

   既存注文の複製でも送料と割引はそのまま引き継がれません。以前の合計額を写すだけで済ませず、今回の配送条件と金額を確認します。

2. 02
   確保と期限

   在庫を確保すると対象数量は他の顧客が購入できなくなります。商品で在庫追跡が有効かを確認し、確保の有効期限を設定します。見積の回答期限とは別の欄で管理する運用案です。

3. 03
   保留の引継ぎ

   本記事の運用提案として、顧客合意待ち・請求待ち・入金確認待ちの担当と次の確認日時を記録します。放置された見積のために在庫を確保し続けないよう、期限後の実状態も確認します。

確認事項 02

送る前に、宛先・合計・配送条件を照合する。

請求書には顧客が決済するチェックアウトリンクが含まれます。見積書の送信と決済完了は別なので、送信後も注文の状態を確認します。

1. 04
   顧客情報

   連絡先と注文の顧客が一致するかを確認し、請求書の確認画面でメッセージと内容を見直します。別顧客の情報を流用しない運用にします。

2. 05
   変更後の送料

   請求書送信後に商品を追加しても配送料は自動更新されません。条件を変更したら送料を再確認し、古い提示内容で決済を依頼しないよう合意を取り直します。

3. 06
   検証の境界

   本記事の運用チェックリストとして、実顧客へ送る前に店舗のテスト用注文と自分の宛先で内容を確かめます。この記事は、読者の店舗で送信・決済テストが完了したという報告ではありません。

確認事項 03

入金の証拠を見てから、受注を閉じる。

顧客がリンクで決済を完了すると、下書きは注文管理の注文になります。銀行振込などで代金を受領済みなら、入金記録と対象注文を照合したうえで支払い済みを記録します。

1. 07
   先に支払い済みにしない

   未入金のまま支払い済みにすると請求書のリンクが利用できなくなります。送信済み、振込予定、注文の保存を入金確認の代わりにしません。

2. 08
   二重回収を防ぐ

   支払い済みとして記録する操作は、受領した代金を決済サービスで再び確定する操作ではありません。外部の入金、注文の金額、既存の決済記録を照合してから記録します。

3. 09
   カード情報を集めない設計

   顧客本人が入力する請求書リンクを基本にする運用案です。管理画面での手動カード決済にはShopify ペイメントと認証完了の条件があるため、電話でカード情報を集めれば常に処理できるとは案内しません。