会計ソフトを乗り換える。期首・期中移行のチェックリスト
新しいソフトを契約する前に、移行日、出力データ、残高照合、旧ソフトの解約条件まで決めます。
急ぐ理由がなければ、前期を旧ソフトで締め、期首残高から新ソフトを始める方が安全です。期中移行では、当期仕訳を取り込み、新旧の試算表と補助残高を一致させます。旧ソフトは、必要データの保存と新ソフトで最初の月次締めが終わるまで解約しません。
WHEN TO SWITCH
期首はシンプル。期中は止める理由から決めます。
期首移行では、前期末残高を開始残高として引き継ぎ、新年度から新ソフトで記帳します。期中移行では、期首から切替日までの仕訳も新ソフトへ移し、当期累計を合わせます。
前期を旧ソフトで締め、貸借対照表の残高を新ソフトへ設定。
期首から切替日までの仕訳と残高を取り込み、重複を確認。
必要な出力と照合、最初の月次締めが終わるまで閲覧手段を残す。
決算・申告に使うデータと担当範囲を切替前に確定。
連携停止、入力ミスの増加、担当者しか処理できない状態など、継続コストが高い場合は期中移行も選択肢です。その代わり、移行対象と照合作業を先に一覧化します。
EXPORT FIRST
解約前に、7種類を別々に保存します。
当期と必要な過年度をCSVで出力。仕訳帳・総勘定元帳はPDFでも残します。
貸借対照表、損益計算書、補助残高を切替日時点で出力します。
科目コード、税区分、取引先、部門、タグなどの対応表を作ります。
取得日、取得価額、償却方法、耐用年数、期首簿価、当期償却額を保存します。
取引先別残高、請求済み未入金、支払予定を切替日時点で確定します。
添付ファイルと送付履歴が仕訳CSVに含まれるとは限りません。別に保存します。
銀行・カード連携、登録ルール、承認経路、ユーザー権限を画面または一覧で記録します。
IMPORT ORDER
一気に入れず、残高から順番に確認します。
- 01会社・会計期間・税設定
決算月、消費税の処理方法、端数処理を確認します。
- 02勘定科目と補助科目
新旧の名称を対応させ、未登録科目と重複科目を直します。
- 03開始残高
資産・負債・純資産の残高を設定し、貸借一致を確認します。
- 04当期仕訳
期中移行の場合だけ、少量で試してから全件を取り込みます。
- 05固定資産と未決済残高
仕訳と台帳を二重登録しないよう、役割を分けて移します。
- 06銀行・カード連携
過去明細の取得開始日を決め、インポート済み仕訳との重複を防ぎます。
- 07権限と月次手順
誰が登録・承認・修正するかを決め、最初の締め作業を試します。
RECONCILIATION
移行完了は、画面が開いた時ではありません。
貸借対照表と損益計算書を一致させる。
同じ基準日で新旧を出力し、科目別残高と当期累計を照合します。
借方・貸方の合計だけで終わらない科目の置換や税区分の違いを確認。口座・取引先・固定資産まで合わせる。
銀行残高、売掛・買掛、預り金、借入金、固定資産の内訳を確認します。
補助残高を見る総額が同じでも内訳違いを残さない。最初の月次締めを新ソフトだけで終える。
明細処理、証憑確認、請求・入金、残高確認、税理士共有まで一巡します。
運用完了を確認するここまで終えてから旧ソフトの解約を判断。STOP CONDITIONS
次の状態なら、解約を止めます。
- 同じ基準日の試算表が一致している
- 売掛・買掛・口座・固定資産の内訳が一致している
- 証憑と電子取引データを解約後も確認できる
- 新ソフトだけで最初の月次締めが終わった
- インポート件数と元データ件数が合わない
- 開始残高と当期仕訳が二重になっている
- 証憑ファイルや固定資産台帳を出していない
- 税理士が新ソフトのデータを確認していない
ELECTRONIC RECORDS
ソフトを変えても、保存すべきデータは消せません。
国税庁は、PDFなどデータで受け取った請求書・領収書などについて、電子取引データ自体をルールに基づいて保存する必要があると案内しています。旧ソフトに保存している証憑は、解約後の閲覧・検索・出力方法を契約終了前に確認してください。
保存期間、税区分、決算・申告への影響は事業者の状況で異なります。最終判断は顧問税理士などの専門家と確認してください。
FAQ
よくある疑問に、先に答える。
会計ソフトは期首と期中のどちらで乗り換えるべきですか？
急ぐ理由がなければ、前期を旧ソフトで締めて期首残高から始める方が確認項目を減らせます。期中でも乗り換えられますが、当期の仕訳、残高、売掛・買掛、固定資産、税区分を移行して一致確認する作業が増えます。顧問税理士がいる場合は実施日を先に合わせます。
CSVを取り込めば、すべてのデータを移行できますか？
いいえ。仕訳はCSVで移行できても、証憑ファイル、銀行連携、登録ルール、ユーザー権限、請求書の送付履歴などは別作業になることがあります。旧ソフトから出せるデータと、新ソフトへ入れられるデータを種類ごとに照合します。
旧ソフトはいつ解約すればよいですか？
必要なデータと帳票を保存し、新旧の貸借対照表・損益計算書・残高が一致し、最初の月次締めを完了してから判断します。保存義務がある帳簿・書類や電子取引データは、解約後も確認できる形で残してください。
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OFFICIAL SOURCES
移行形式と保存条件は、公式情報で再確認できます。
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